İnsan Kaynakları departmanları için en kritik anlardan biri, uzun arayışlar sonucu bulunan mükemmel adaya teklif yapıldığı ve kabul edildiği andır. Ancak süreç burada bitmez; özellikle uzaktan çalışma modelinde, asıl zorluk şimdi başlar: işe giriş evraklarının ve personel sözleşmesinin imzalanması. Geleneksel yöntemde bu, sözleşmenin basılması, kargoya verilmesi, adaya ulaşması, adayın imzalayıp geri kargolaması ve size ulaşması demektir. Bu süreç, en iyi ihtimalle bir hafta sürer. Peki, bu bir haftalık bekleme süresinde ne gibi riskler ortaya çıkar? Aday, rakip bir firmadan daha hızlı bir teklif alabilir, motivasyonunu kaybedebilir veya süreçteki bu yavaşlık nedeniyle firmanız hakkında olumsuz bir izlenime kapılabilir.
Günümüzde bu süreci bir haftadan on dakikaya indirmek sadece bir hayal değil, Dijiimza'nın sunduğu teknolojik bir gerçekliktir. Kargo ve bekleme derdini tamamen ortadan kaldıran bir çözümle tanışın.
SMS ile Personel Sözleşmesi: Dijital Onboarding Süreci Nasıl Çalışır?
Dijiimza'nın 'Dış Kullanıcı Modülü', İK departmanlarının uzaktan işe alım süreçlerini kökten değiştirmek için tasarlandı. İşleyiş son derece basittir: Adayın telefon numarasına, içinde güvenli bir imzalama linki bulunan bir SMS gönderirsiniz. Aday bu linke tıkladığında, herhangi bir uygulama indirmesine veya üye olmasına gerek kalmadan, doğrudan telefonunun ekranında sözleşmeyi görür ve parmağıyla imzasını atar. İmza atıldığı anda, hukuki geçerliliği olan belge anında sisteminize düşer. Bu sayede;
- Operasyonel Yük Ortadan Kalkar: Yazdırma, postalama, kargo takibi ve fiziksel arşivleme gibi tüm maliyet ve zaman kayıpları sona erer.
- Aday Deneyimi İyileşir: Adaya modern, hızlı ve teknoloji odaklı bir firmaya katıldığı izlenimini ilk andan itibaren verirsiniz.
- Süreç Kontrolü Sizde Olur: Belgenin ne zaman gönderildiğini, açıldığını ve imzalandığını anlık olarak takip edebilirsiniz. Belirsizlik ortadan kalkar.
- Sınırsız Doküman Özgürlüğü: Rakiplerin aksine, Dijiimza'da sayfa sayısı veya doküman adedi başına ücretlendirme yoktur. Sınırsız doküman yükleyerek maliyetlerinizi öngörülebilir kılarsınız.
Tablete Atılan İmzanın Hukuki Geçerliliği: Biyometrik Veri ve PAdES Güvencesi
İK profesyonellerinin aklındaki en önemli soru şudur: 'Telefona parmakla atılan bir imza, ıslak imza kadar geçerli midir?' Cevap, kullanılan teknolojiye bağlıdır ve Dijiimza bu konuda en üst düzey güvenceyi sağlar. Attığınız imza, ekrana çizilmiş basit bir görselden çok daha fazlasıdır. Sistemimiz, imza atılırken oluşan basınç, hız, ivmelenme ve kalemin eğimi gibi yüzlerce dinamik biyometrik veriyi kaydeder. Bu veriler, imzanın sahibine özgüdür ve taklit edilemez bir kimlik kanıtı oluşturur.
Tüm bu süreç, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile tam uyumludur. Oluşturulan her belge, uluslararası bir standart olan PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) formatında mühürlenir. Ayrıca, belgenin ne zaman ve hangi koşullarda imzalandığını geri döndürülemez bir şekilde kanıtlayan TÜBİTAK zaman damgası ile güvence altına alınır. Bu teknolojik katmanlar sayesinde, Dijiimza ile imzalanan bir personel sözleşmesi, mahkemede ıslak imzalı bir belge kadar güçlü, hatta doğrulanabilirliği açısından daha üstün bir delil niteliği taşır.
Uzaktan işe alım süreçlerinizdeki kargo bekleme süresini ortadan kaldırmak, en iyi yetenekleri rakiplerinize kaptırmadan ekibinize dahil etmek ve tüm bunları hukuki güvence altında yapmak istiyorsanız, Dijiimza'nın İK departmanlarına özel sunduğu çözümleri keşfetme zamanı gelmiş demektir. Süreçlerinizi nasıl dijitalleştirebileceğinizi ve operasyonel verimliliğinizi nasıl artırabileceğinizi görüşmek için bizimle iletişime geçin.